Hướng dẫn · Hóa đơn và hoàn tiền

Cách để yêu cầu đổi trả hoặc bảo hành được chấp nhận, bằng văn bản

Tác giả: Reza Kuweiti · ngày 30 tháng 10 năm 2026

Trả hàng và yêu cầu bảo hành sẽ suôn sẻ hơn khi có bằng chứng tốt và một yêu cầu rõ ràng bằng văn bản. Dưới đây là thứ tự nên làm, kèm các mẫu tin nhắn quý vị có thể sao chép.

1. Xem chính sách trả hàng của cửa hàng

Xem trên biên nhận, trang web của cửa hàng, email xác nhận đơn hàng, hoặc bảng thông báo tại quầy tính tiền. Kiểm tra:

• Quý vị có bao nhiêu ngày để trả hàng
• Quý vị được hoàn tiền, nhận tín dụng mua hàng tại cửa hàng (store credit) hay đổi hàng
• Có cần biên nhận, nhãn mác hoặc bao bì gốc không
• Phí nhập lại kho (restocking fee) hoặc quy định hàng bán không đổi trả (final sale)

Ở California, một số cửa hàng phải niêm yết rõ chính sách trả hàng. Quy định này áp dụng khi cửa hàng không cho hoàn tiền đầy đủ, tín dụng mua hàng hoặc đổi hàng trong vòng bảy ngày khi có biên nhận.

Nếu cửa hàng thuộc loại này không niêm yết chính sách, quý vị có thể trả hàng kèm bằng chứng mua hàng trong vòng 30 ngày để được hoàn tiền đầy đủ. Quy định này không áp dụng cho một số mặt hàng, như hàng dễ hư hỏng, hàng bán không đổi trả và hàng đặt làm riêng.

2. Xem giấy bảo hành bằng văn bản của nhà sản xuất

Giấy bảo hành thường có trong hộp hoặc trên trang web của nhà sản xuất. FTC khuyên nên kiểm tra:

• Thời hạn bảo hành bao lâu
• Những bộ phận và hư hỏng nào được bảo hành. Nếu không được liệt kê, hãy coi như không được bảo hành.
• Công ty sẽ làm gì nếu sản phẩm bị hư: sửa, thay mới hay hoàn tiền
• Quý vị có phải trả tiền công sửa hoặc phí vận chuyển không
• Quý vị phải liên hệ nhà sản xuất hay quay lại nơi bán

Theo luật liên bang Magnuson-Moss Warranty Act, giấy bảo hành bằng văn bản phải có sẵn để đọc trước khi quý vị mua. Một công ty đưa ra bảo hành bằng văn bản cũng không được từ chối các bảo hành ngầm định (implied warranty).

Bảo hành ngầm định áp dụng cho sản phẩm ngay cả khi không có giấy bảo hành bằng văn bản. Ở California, luật bảo hành của tiểu bang là Song-Beverly Consumer Warranty Act.

3. Thu thập bằng chứng

• Biên nhận hoặc email xác nhận đơn hàng. FTC lưu ý rằng giấy này chứng minh ngày quý vị mua và quý vị là chủ sở hữu đầu tiên.
• Số model và số sê-ri, thường có trên nhãn hoặc trong phần cài đặt
• Hình ảnh rõ nét hoặc video ngắn cho thấy vấn đề
• Bản sao giấy bảo hành
• Các ngày quan trọng: ngày mua, ngày vấn đề bắt đầu, và mọi lần liên hệ trước đó

4. Quyết định liên hệ ai trước

Nếu vẫn còn trong thời hạn trả hàng, hãy bắt đầu với cửa hàng. FTC cũng khuyên khi sản phẩm có vấn đề, hãy liên hệ nơi bán trước. Nếu nơi bán không giải quyết, hãy viết thư cho nhà sản xuất. Địa chỉ của nhà sản xuất thường được ghi trên giấy bảo hành.

Dùng cách liên hệ bằng văn bản: mẫu đơn trả hàng hoặc bảo hành trực tuyến, email hỗ trợ, hoặc thư. Nếu dùng chat, hãy lưu lại bản ghi cuộc trò chuyện. Chỉ gọi điện khi không còn cách nào khác, và xác nhận lại bằng văn bản mọi điều đã nói qua điện thoại.

5. Gửi một yêu cầu rõ ràng bằng văn bản

Nói rõ quý vị muốn gì: hoàn tiền, sửa chữa, thay mới hay đổi hàng. Đính kèm bằng chứng và giữ bản sao mọi thứ quý vị gửi.

Tin nhắn này bằng tiếng Anh vì sẽ gửi cho một công ty ở Hoa Kỳ. Vui lòng điền vào các chỗ trong [ngoặc vuông].

Subject: [Return / Warranty claim] for [product name], order [number]

Hello,

I bought a [product name], model [number], serial [number], on [date] from [store or website]. Order or receipt number: [number].

The problem: [describe it, for example "the unit stopped turning on after two weeks of normal use"]. It started on [date].

I am asking for a [refund / repair / replacement / exchange] under your [return policy / written warranty]. Copies of my receipt, the warranty and photos are attached.

Please reply by [date] with next steps, including any return shipping label or authorization number.

Thank you,
[Your name]
[Email]

Gửi thư qua bưu điện? FTC khuyên dùng thư bảo đảm (certified mail) có giấy báo nhận (return receipt), để quý vị chứng minh được công ty đã nhận thư.

6. Liên hệ lại một lần, bằng văn bản

Tin nhắn này bằng tiếng Anh vì sẽ gửi cho một công ty ở Hoa Kỳ. Vui lòng điền vào các chỗ trong [ngoặc vuông].

Hello,

I am following up on my [return / warranty] request sent on [date] for [product name], order [number]. My case or reference number is [number, if any].

I have not yet received [a reply / the refund / the repair]. Please reply by [date] with the status and next steps. My first message is attached.

Thank you,
[Your name]

7. Điều chỉnh giá

Một số cửa hàng điều chỉnh giá nếu giá giảm ngay sau khi quý vị mua. Xem chính sách của cửa hàng về thời hạn và các quy định khác. Sau đó yêu cầu bằng văn bản, kèm biên nhận và ảnh chụp màn hình giá thấp hơn.

8. Nếu câu trả lời là không

• Ngân hàng phát hành thẻ tín dụng của quý vị. Luật liên bang Fair Credit Billing Act áp dụng cho lỗi trên hóa đơn, kể cả những món quý vị không chấp nhận hoặc không được giao đúng như thỏa thuận. Hãy viết thư đến địa chỉ dành cho thắc mắc về hóa đơn (billing inquiries) của ngân hàng phát hành thẻ, không phải địa chỉ gửi tiền thanh toán. Thư phải đến nơi trong vòng 60 ngày sau hóa đơn đầu tiên có lỗi.
• Vấn đề chất lượng khi mua bằng thẻ tín dụng. Quý vị có thể có thêm quyền đối với ngân hàng phát hành thẻ. Có điều kiện kèm theo, gồm nơi quý vị mua hàng và việc quý vị đã cố giải quyết với nơi bán trước.
• Thẻ ghi nợ (debit card). FTC cho biết thẻ tín dụng được luật bảo vệ mạnh hơn thẻ ghi nợ. Hãy liên hệ ngân hàng sớm và hỏi về thời hạn của ngân hàng.
• Khiếu nại của người tiêu dùng. Ở California, quý vị có thể nộp đơn khiếu nại trực tuyến với California Department of Justice. Cơ quan này không thể cho lời khuyên pháp lý hay đứng ra giải quyết riêng cho quý vị. Trang tự lực của Department of Consumer Affairs (Sở Tiêu dùng California) liệt kê thêm những nơi khác có thể tìm đến. Ngoài California, hãy liên hệ văn phòng bảo vệ người tiêu dùng của tiểu bang quý vị.
• Báo cáo với FTC. Quý vị cũng có thể báo cáo vấn đề tại ReportFraud.ftc.gov.

Đây chỉ là thông tin chung, không phải là lời khuyên pháp lý hay tài chính. Mỗi công ty và ngân hàng phát hành thẻ có quy định riêng.