Cách thiết lập email doanh nghiệp với tên miền riêng
Một địa chỉ như you@yourbusiness.com trông đáng tin cậy hơn một tài khoản email miễn phí. Để thiết lập, quý vị cần thêm vài bản ghi DNS, và làm đúng bốn bản ghi trong số đó sẽ giúp thư của quý vị không bị rơi vào thư mục thư rác.
1. Sở hữu tên miền, đứng tên quý vị
Đăng ký tên miền (yourbusiness.com) trong một tài khoản do quý vị quản lý, với thông tin đăng nhập của riêng quý vị. Bật tự động gia hạn để tên miền không bao giờ vô tình hết hạn. Nếu người khác đã đăng ký giúp quý vị, hãy yêu cầu họ chuyển quyền chủ sở hữu cho quý vị.
2. Chọn nhà cung cấp email
Google Workspace và Microsoft 365 là hai dịch vụ phổ biến nhất. Cả hai đều tính phí theo mỗi người dùng mỗi tháng. Quý vị đăng ký bằng tên miền mình sở hữu, sau đó nhà cung cấp sẽ yêu cầu quý vị chứng minh mình là chủ tên miền, thường bằng cách thêm một bản ghi TXT trong phần cài đặt DNS của tên miền.
3. Thêm bốn bản ghi giúp email hoạt động
| Bản ghi | Chức năng |
|---|---|
| MX | Cho các máy chủ email khác biết phải chuyển thư của quý vị đến đâu. Nhà cung cấp sẽ cho quý vị giá trị chính xác. |
| SPF (một bản ghi TXT) | Liệt kê các dịch vụ được phép gửi email dưới tên miền của quý vị. Chỉ giữ một bản ghi SPF. |
| DKIM | Thêm chữ ký điện tử vào mỗi thư để bên nhận biết thư thật sự đến từ quý vị. Quý vị tạo bản ghi này trong phần cài đặt quản trị của nhà cung cấp. |
| DMARC (một bản ghi TXT) | Cho bên nhận biết phải làm gì với thư không vượt qua các bước kiểm tra. Bắt đầu với p=none để nhận báo cáo, rồi siết chặt hơn khi mọi thứ đều đạt. |
Gmail, Yahoo và Outlook.com hiện yêu cầu người gửi xác thực thư (SPF hoặc DKIM với mọi người, cả ba với người gửi số lượng lớn), nên thiếu bản ghi là lý do thường gặp khiến email doanh nghiệp mới bị vào thư rác.
4. Kiểm tra
- Gửi một thư đến một địa chỉ Gmail hoặc Outlook miễn phí và xem thư có vào hộp thư đến không.
- Trong Gmail, mở thư, chọn “Show original” (Hiển thị bản gốc) và tìm dòng SPF, DKIM và DMARC: PASS (dòng DMARC chỉ xuất hiện khi đã có bản ghi DMARC).
- Trả lời từ tài khoản miễn phí đó và kiểm tra xem thư trả lời cũng đến nơi.
5. Hoàn tất các chi tiết
- Thêm chữ ký đơn giản: tên, tên doanh nghiệp, trang web.
- Tạo các địa chỉ dùng chung như hello@ hoặc info@ dưới dạng địa chỉ phụ (alias) hoặc nhóm, thay vì trả tiền thêm người dùng.
- Bật xác minh 2 bước cho mọi người dùng.
Đây chỉ là thông tin chung. Menu và phần cài đặt thay đổi theo thời gian; hãy xem trang trợ giúp của chính dịch vụ đó để biết các bước mới nhất.
Các hướng dẫn khác
- Hóa đơn và hoàn tiềnKhiếu nại khi bị tính tiền hai lần
Quý vị bị tính tiền hai lần cho cùng một món? Cách làm từng bước để lấy lại khoản bị tính trùng, bằng văn bản, kèm tin nhắn quý vị có thể sao chép.
- Hóa đơn và hoàn tiềnHủy gói đăng ký khó hủy
Quý vị vẫn phải trả tiền cho một gói đăng ký không hủy được? Nên tìm ở đâu trước, một thư hủy bằng văn bản quý vị có thể sao chép, và phải làm gì nếu vẫn tiếp tục bị tính tiền.
- Doanh nghiệp nhỏDanh sách kiểm tra Google Business Profile
Danh sách kiểm tra đơn giản để thiết lập hoặc chỉnh sửa lại Google Business Profile: điều kiện, tên, danh mục, giờ mở cửa, hình ảnh và đánh giá.
- Doanh nghiệp nhỏSửa trang web chạy chậm
Cách đo miễn phí tốc độ trang web của quý vị trên điện thoại, những nguyên nhân thường làm trang web chậm, và những cách sửa hiệu quả nhất nên làm trước.
- Giấy tờQuét giấy tờ bằng điện thoại
Quét vài trang hay cả một xấp giấy bằng chính điện thoại quý vị đang có, giữ kín số tài khoản và gửi tập tin PDF rõ nét. Hướng dẫn từng bước cho iPhone và Android.
- Hóa đơn và hoàn tiềnHoàn tiền chuyến bay bị hủy
Chuyến bay bị hủy hoặc đổi giờ nhiều tiếng? Khi nào quy định của Hoa Kỳ cho phép quý vị lấy lại tiền thay vì nhận phiếu (voucher), kèm một thư yêu cầu mẫu quý vị có thể sao chép.
- Hóa đơn và hoàn tiềnGiảm tiền hóa đơn internet
Hết giá khuyến mãi hoặc có khoản phí trông không đúng? Đối chiếu gói dịch vụ với hóa đơn, yêu cầu giá tốt hơn bằng văn bản, và biết nên tìm đến đâu nếu vẫn chưa được sửa.
- Hóa đơn và hoàn tiềnKiểm tra hóa đơn y tế
Hóa đơn y tế lớn chỉ ghi một con số tổng? Yêu cầu hóa đơn chi tiết bằng văn bản, kiểm tra xem có lỗi không, và tìm hiểu các chương trình giảm giá của bệnh viện ở California.
- Giấy tờGỡ thông tin khỏi trang web tìm kiếm thông tin cá nhân
Địa chỉ nhà và số điện thoại của quý vị nằm trên trang web tìm kiếm thông tin cá nhân? Hãy dùng công cụ DROP miễn phí của California trước, rồi yêu cầu gỡ khỏi các trang vẫn còn hiện thông tin của quý vị, một cách an toàn.
- Giấy tờYêu cầu sửa chữa
Có gì hư hỏng trong nhà thuê? Cách ghi lại tình trạng hư hỏng, yêu cầu chủ nhà bằng văn bản, giữ bằng chứng và biết khi nào nên liên hệ thành phố để được giúp.
- Hóa đơn và hoàn tiềnTrả hàng hoặc yêu cầu bảo hành
Sản phẩm bị hư hoặc không như đã hứa? Xem chính sách trả hàng và bảo hành, gom bằng chứng, và gửi yêu cầu rõ ràng bằng văn bản theo mẫu quý vị có thể sao chép.