Hướng dẫn · Giấy tờ

Cách yêu cầu chủ nhà sửa chữa, bằng văn bản

Tác giả: Reza Kuweiti · ngày 30 tháng 10 năm 2026

Một yêu cầu sửa chữa rõ ràng bằng văn bản là bằng chứng tốt nhất của quý vị. Dưới đây là cách ghi lại vấn đề, gửi yêu cầu và liên hệ lại, kèm các mẫu thư quý vị có thể sao chép.

1. Ghi lại vấn đề trước

Trước khi viết bất cứ điều gì, hãy thu thập bằng chứng. Hồ sơ đầy đủ giúp yêu cầu của quý vị rõ ràng và khó bị làm ngơ.

• Chụp ảnh rõ nét hoặc quay video ngắn về vấn đề, cả cận cảnh lẫn từ xa trong phòng.
• Ghi lại ngày quý vị phát hiện vấn đề lần đầu và vấn đề ảnh hưởng đến sinh hoạt hằng ngày như thế nào.
• Lưu lại mọi tin nhắn, email hoặc tin nhắn trên cổng thông tin (portal) trước đây về vấn đề này.
• Ghi chép đơn giản: mỗi ngày, chuyện gì đã xảy ra và quý vị đã liên hệ với ai.

2. Biết những gì chủ nhà phải giữ cho hoạt động tốt

Ở California, chủ nhà phải giữ cho nơi ở của quý vị “có thể ở được” (habitable), nghĩa là an toàn và phù hợp để sinh sống. Hướng dẫn dành cho người thuê nhà của tiểu bang liệt kê các mục như:

• Hệ thống ống nước hoạt động tốt, có cả nước nóng và nước lạnh
• Hệ thống sưởi
• Hệ thống dây điện và đèn an toàn, hoạt động tốt
• Tường và mái nhà che được mưa gió
• Cửa sổ và cửa ra vào không bị hư, có khóa hoạt động tốt
• Máy báo khói và máy báo khí carbon monoxide hoạt động tốt
• Diệt chuột và côn trùng
• Sửa chữa những mối nguy cho sức khỏe, như nấm mốc nhìn thấy được hoặc ẩm thấp

Các tiểu bang khác có quy định riêng. Nếu quý vị thuê nhà ngoài California, hãy tìm hướng dẫn chính thức dành cho người thuê nhà của tiểu bang mình.

3. Viết một yêu cầu rõ ràng

Hướng dẫn chính thức dành cho người thuê nhà của California khuyên nên báo cho chủ nhà bằng văn bản và giữ lại một bản sao. Hướng dẫn cũng khuyên mô tả chi tiết vấn đề và những việc cần sửa. Hãy ghi:

• Tên, địa chỉ và số căn hộ của quý vị
• Hư hỏng gì, ở đâu, và bắt đầu từ khi nào
• Vấn đề ảnh hưởng đến quý vị ra sao, ví dụ không có nước nóng
• Những ngày và giờ có thể vào căn hộ để sửa chữa
• Ngày quý vị muốn nhận được trả lời
• Ghi chú rằng có kèm theo hình ảnh

Giữ giọng văn bình tĩnh, đúng sự thật. Ký tên và ghi ngày.

Tin nhắn này bằng tiếng Anh vì sẽ gửi cho một công ty ở Hoa Kỳ. Vui lòng điền vào các chỗ trong [ngoặc vuông].

[Date]

To: [Landlord or property manager name]
Re: Repair request for [address, unit number]

Hello [name],

I am writing to request a repair at my unit, [address, unit number].

The problem: [describe it, for example "the bathroom sink leaks under the cabinet and the floor is wet"].
Where: [room or area]
First noticed: [date]
How it affects us: [for example "we cannot use the sink, and the cabinet floor is getting soft"]

I have attached photos taken on [date].

The unit can be accessed on [days and times]. Please contact me at [email] to schedule the repair.

Please reply by [date] to confirm when the repair will be made.

Thank you,
[Your name]
[Signature]

4. Gửi theo cách quý vị chứng minh được

Dùng cách gửi mà hợp đồng thuê nhà hoặc chủ nhà yêu cầu, như email hoặc cổng thông tin trực tuyến dành cho người thuê nhà. Lưu bản sao hoặc ảnh chụp màn hình những gì quý vị đã gửi, kèm ngày và số xác nhận (nếu có).

Hướng dẫn chính thức dành cho người thuê nhà của California cũng khuyên sau khi báo qua email hoặc tin nhắn, nên gửi thêm một lá thư. Hướng dẫn gợi ý gửi thư bảo đảm (certified mail) có giấy báo nhận (return receipt). Luật không bắt buộc điều này, nhưng cách này cho quý vị bằng chứng là thư đã đến nơi. Quý vị cũng có thể đưa thư tận tay và xin một biên nhận có chữ ký và ghi ngày.

Giữ mọi thứ chung trong một bìa hồ sơ: yêu cầu, hình ảnh, bằng chứng đã gửi, và mọi thư trả lời.

5. Cho một thời gian hợp lý, rồi liên hệ lại

Thời gian bao lâu là hợp lý tùy vào vấn đề. Hướng dẫn chính thức dành cho người thuê nhà của California cho biết luật thường coi 30 ngày là hợp lý. Hướng dẫn nói thêm rằng thời gian ngắn hơn cũng có thể hợp lý, tùy tình huống.

Ví dụ, hướng dẫn cho biết một đến hai ngày có thể là hợp lý đối với lò sưởi bị hư khi trời rất lạnh. Các vấn đề khẩn cấp cần được trả lời nhanh hơn.

Nếu đã qua ngày hẹn trả lời mà không có hồi âm, hãy gửi một lần liên hệ lại ngắn bằng văn bản. Nhắc đến yêu cầu đầu tiên theo ngày gửi.

Tin nhắn này bằng tiếng Anh vì sẽ gửi cho một công ty ở Hoa Kỳ. Vui lòng điền vào các chỗ trong [ngoặc vuông].

Hello [name],

I am following up on my repair request dated [date] for [address, unit number]. The problem was: [one-line description].

As of today, [the repair has not been made / I have not received a reply]. [Add any change, for example "the leak has gotten worse."]

Please reply by [date] with the date the repair will be made. A copy of my first request is attached.

Thank you,
[Your name]

Hướng dẫn của California cũng nói chủ nhà không được trả đũa quý vị vì quý vị yêu cầu sửa chữa.

6. Nếu vẫn không được sửa, hãy tìm sự giúp đỡ chính thức

• Phòng thực thi quy định (code enforcement) hoặc sở xây dựng của thành phố, hoặc sở y tế của quận. Hướng dẫn của California cho biết thành phố hoặc quận nên đến kiểm tra nơi ở của quý vị và yêu cầu chủ nhà sửa các vi phạm tìm thấy. Hãy đưa bản sao các yêu cầu và hình ảnh của quý vị.
• Trợ giúp pháp lý miễn phí. Các văn phòng trợ giúp pháp lý phi lợi nhuận giúp nhiều người thuê nhà. Tìm một văn phòng gần quý vị tại LawHelpCA.org.
• Hướng dẫn tự lực của Tòa án California (California Courts Self-Help Guide). selfhelp.courts.ca.gov giải thích các lựa chọn tại tòa và liệt kê các trung tâm tự lực (self-help center) miễn phí.
• Chương trình dành cho người thuê nhà tại địa phương. Một số thành phố cũng có ủy ban tiền thuê nhà (rent board) hoặc chương trình dành cho người thuê nhà, chuyên giải quyết các khiếu nại về nhà ở.

7. Đôi lời về việc giữ lại tiền thuê nhà hoặc “sửa rồi trừ tiền” (repair and deduct)

Luật California có quy định cụ thể về việc giữ lại tiền thuê nhà, hoặc tự trả tiền sửa chữa rồi trừ vào tiền thuê nhà. Tiểu bang cảnh báo rằng giữ lại tiền thuê nhà có thể khiến quý vị có nguy cơ bị đuổi nhà.

Hãy đọc hướng dẫn chính thức dành cho người thuê nhà của California và hỏi một văn phòng trợ giúp pháp lý miễn phí trước khi cân nhắc một trong hai cách này.

Chỉ là thông tin chung, không phải là lời khuyên pháp lý. Quy định về thuê nhà khác nhau tùy tiểu bang và thành phố; hãy xem hướng dẫn chính thức dành cho người thuê nhà của tiểu bang hoặc địa phương.