Cách quét và gửi giấy tờ bằng điện thoại
Không cần máy quét. Điện thoại của quý vị có thể quét giấy tờ thành tập tin PDF rõ nét trong một phút, và các bước này vẫn làm được ngay cả khi quý vị ít dùng ứng dụng.
1. Chuẩn bị các trang giấy
- Đặt từng trang phẳng trên mặt bàn màu tối, chỗ có đủ ánh sáng. Ánh sáng ban ngày gần cửa sổ là tốt nhất.
- Che các số riêng tư trước khi quét. Dán giấy ghi chú hoặc đặt một mẩu giấy lên số tài khoản, chỉ để lộ 4 số cuối. Làm tương tự với số An Sinh Xã Hội (Social Security). Đây là cách dễ nhất để giữ kín các con số, và quý vị không cần ứng dụng nào cả.
- Quét mọi trang, kể cả những trang trông như để trống. Các văn phòng thường yêu cầu “tất cả các trang”.
2a. iPhone: quét bằng ứng dụng Notes (Ghi chú)
- Mở Notes và tạo một ghi chú mới.
- Bấm nút kẹp giấy, rồi bấm Scan Documents (Quét tài liệu).
- Giữ điện thoại phía trên trang giấy. Điện thoại tự chụp khi thấy trọn trang. Nếu không tự chụp, hãy bấm nút tròn.
- Cứ tiếp tục: đặt trang kế tiếp xuống là điện thoại quét tiếp. Một lần quét có thể chứa nhiều trang.
- Bấm Done (Xong, nút có dấu kiểm) khi đã quét hết các trang.
Ứng dụng Files (Tệp) cũng làm tương tự: bấm vào dấu ba chấm ở phía trên, rồi chọn Scan Documents, và lưu lại.
2b. Android: quét bằng ứng dụng Google Drive
- Mở Google Drive và bấm nút máy ảnh ở góc dưới bên phải.
- Chụp trang giấy. Bấm + để thêm trang tiếp theo.
- Bấm Done (Xong), đặt tên cho tập tin, giữ định dạng PDF, rồi bấm Save (Lưu).
Mẹo: trước khi bấm “Save”, hãy bấm Location (Vị trí) và chọn thư mục riêng mà Reza đã chia sẻ với quý vị. Bản quét sẽ được gửi thẳng đến Reza.
3. Cả xấp giấy tờ? Hãy bớt việc phải quét
- Sao kê ngân hàng: hầu hết ứng dụng và trang web ngân hàng cho phép tải sao kê dưới dạng PDF, thường nằm trong mục Statements (Sao kê) hoặc Documents (Tài liệu). Các bản này rõ nét hơn bản quét và hầu hết các văn phòng đều chấp nhận.
- Phiếu lương, thư thông báo trợ cấp và mẫu đơn thuế: trước tiên, hãy tìm nút Documents (Tài liệu) hoặc Download (Tải xuống) trên trang web của chủ lao động hoặc cơ quan.
- Mỗi lần chỉ quét một loại giấy tờ, để mỗi loại thành một tập tin riêng.
- Đặt cho mỗi tập tin một cái tên dễ hiểu, ví dụ Sao kê ngân hàng tháng 9 năm 2026.
4. Gửi đi
| Số trang | Cách dễ nhất |
|---|---|
| Vài trang | Trả lời email của Reza và đính kèm các bản quét. Bấm nút Share (Chia sẻ) trên bản quét và chọn ứng dụng email của quý vị. Chỉ gửi những trang đã che các số riêng tư. |
| Nhiều trang, hoặc sao kê đã tải xuống | Tải lên thư mục riêng mà Reza chia sẻ với địa chỉ email của quý vị. Sao kê tải xuống có hiện đầy đủ số tài khoản, vì vậy chỉ gửi các bản này vào thư mục, không bao giờ gửi qua email. |
Nếu email không gửi được vì quá nặng, hãy chia các trang ra hai hoặc ba email, hoặc dùng thư mục. Bị vướng ở bước nào? Hãy trả lời email của Reza và cho anh ấy biết chỗ vướng. Reza sẽ hướng dẫn quý vị từng bước bằng văn bản.
5. Kiểm tra trước khi gửi
- Có đủ tất cả các trang, không trang nào bị ngược, và đọc được cả chữ nhỏ.
- Trên mọi giấy tờ quý vị gửi qua email, chỉ hiện 4 số cuối của số tài khoản và số An Sinh Xã Hội (Social Security).
- Không bao giờ gửi mật khẩu hoặc mã PIN. Reza không bao giờ cần những thông tin này.
Các tập tin quý vị gửi chỉ được dùng cho công việc của quý vị, và sẽ bị xóa 90 ngày sau khi hoàn tất công việc.
Chỉ là thông tin chung. Luôn kiểm tra xem cơ quan hoặc công ty quý vị gửi đến chấp nhận những gì.
Các hướng dẫn khác
- Hóa đơn và hoàn tiềnKhiếu nại khi bị tính tiền hai lần
Quý vị bị tính tiền hai lần cho cùng một món? Cách làm từng bước để lấy lại khoản bị tính trùng, bằng văn bản, kèm tin nhắn quý vị có thể sao chép.
- Hóa đơn và hoàn tiềnHủy gói đăng ký khó hủy
Quý vị vẫn phải trả tiền cho một gói đăng ký không hủy được? Nên tìm ở đâu trước, một thư hủy bằng văn bản quý vị có thể sao chép, và phải làm gì nếu vẫn tiếp tục bị tính tiền.
- Doanh nghiệp nhỏDanh sách kiểm tra Google Business Profile
Danh sách kiểm tra đơn giản để thiết lập hoặc chỉnh sửa lại Google Business Profile: điều kiện, tên, danh mục, giờ mở cửa, hình ảnh và đánh giá.
- Doanh nghiệp nhỏEmail doanh nghiệp theo tên miền riêng
Cách có địa chỉ email như you@yourbusiness.com mà thư gửi đi vào hộp thư đến, không vào thư rác, hướng dẫn từng bước.
- Doanh nghiệp nhỏSửa trang web chạy chậm
Cách đo miễn phí tốc độ trang web của quý vị trên điện thoại, những nguyên nhân thường làm trang web chậm, và những cách sửa hiệu quả nhất nên làm trước.
- Hóa đơn và hoàn tiềnHoàn tiền chuyến bay bị hủy
Chuyến bay bị hủy hoặc đổi giờ nhiều tiếng? Khi nào quy định của Hoa Kỳ cho phép quý vị lấy lại tiền thay vì nhận phiếu (voucher), kèm một thư yêu cầu mẫu quý vị có thể sao chép.
- Hóa đơn và hoàn tiềnGiảm tiền hóa đơn internet
Hết giá khuyến mãi hoặc có khoản phí trông không đúng? Đối chiếu gói dịch vụ với hóa đơn, yêu cầu giá tốt hơn bằng văn bản, và biết nên tìm đến đâu nếu vẫn chưa được sửa.
- Hóa đơn và hoàn tiềnKiểm tra hóa đơn y tế
Hóa đơn y tế lớn chỉ ghi một con số tổng? Yêu cầu hóa đơn chi tiết bằng văn bản, kiểm tra xem có lỗi không, và tìm hiểu các chương trình giảm giá của bệnh viện ở California.
- Giấy tờGỡ thông tin khỏi trang web tìm kiếm thông tin cá nhân
Địa chỉ nhà và số điện thoại của quý vị nằm trên trang web tìm kiếm thông tin cá nhân? Hãy dùng công cụ DROP miễn phí của California trước, rồi yêu cầu gỡ khỏi các trang vẫn còn hiện thông tin của quý vị, một cách an toàn.
- Giấy tờYêu cầu sửa chữa
Có gì hư hỏng trong nhà thuê? Cách ghi lại tình trạng hư hỏng, yêu cầu chủ nhà bằng văn bản, giữ bằng chứng và biết khi nào nên liên hệ thành phố để được giúp.
- Hóa đơn và hoàn tiềnTrả hàng hoặc yêu cầu bảo hành
Sản phẩm bị hư hoặc không như đã hứa? Xem chính sách trả hàng và bảo hành, gom bằng chứng, và gửi yêu cầu rõ ràng bằng văn bản theo mẫu quý vị có thể sao chép.