راهنماها – کارهای اداری

چطور به‌صورت کتبی از صاحبخانه درخواست تعمیر کنید

نوشته‌ی رضا کویتی – ۳۰ اکتبر ۲۰۲۶

یک درخواست تعمیر کتبی و روشن بهترین سند شماست. در این راهنما می‌خوانید چطور مشکل را ثبت کنید، درخواست را بفرستید و پیگیری کنید، همراه با نامه‌هایی که می‌توانید کپی کنید.

۱. اول مشکل را ثبت و مستند کنید

پیش از اینکه چیزی بنویسید، مدرک جمع کنید. سوابق خوب درخواست شما را روشن می‌کند و نادیده گرفتنش را سخت می‌کند.

• از مشکل عکس‌های واضح یا ویدیوهای کوتاه بگیرید، هم از نزدیک و هم از آن سوی اتاق.
• تاریخی را که اولین بار متوجه مشکل شدید و اینکه چه اثری بر زندگی روزمره‌تان دارد یادداشت کنید.
• پیامک‌ها، ایمیل‌ها یا پیام‌های قبلی در سامانه‌ی آنلاین مستأجران (portal) درباره‌ی این مشکل را نگه دارید.
• یک فهرست ساده از رویدادها نگه دارید: هر تاریخ، چه اتفاقی افتاد و با چه کسی تماس گرفتید.

۲. بدانید صاحبخانه موظف است چه چیزهایی را سالم نگه دارد

در کالیفرنیا، صاحبخانه موظف است خانه‌ی شما را «قابل سکونت» (habitable) نگه دارد، یعنی امن و مناسب برای زندگی. راهنمای مستأجران ایالت مواردی مثل این‌ها را نام می‌برد:

• لوله‌کشی سالم، از جمله آب گرم و سرد
• سیستم گرمایش
• سیم‌کشی برق و روشنایی امن و سالم
• دیوارها و سقف‌هایی که جلوی باران و باد را بگیرند
• پنجره‌ها و درهای سالم، با قفل‌هایی که کار می‌کنند
• دستگاه‌های هشداردهنده‌ی دود و مونوکسید کربن که کار می‌کنند
• دفع جوندگان و حشرات
• رفع خطرهای بهداشتی، مثل کپک یا رطوبت قابل‌مشاهده

ایالت‌های دیگر قوانین خودشان را دارند. اگر بیرون از کالیفرنیا مستأجر هستید، راهنمای رسمی مستأجران ایالت خودتان را پیدا کنید.

۳. یک درخواست روشن بنویسید

راهنمای رسمی مستأجران کالیفرنیا می‌گوید صاحبخانه را کتبی مطلع کنید و یک نسخه از آن را نگه دارید. همچنین می‌گوید مشکل و تعمیرات لازم را با جزئیات شرح دهید. این موارد را بنویسید:

• نام، نشانی و شماره‌ی واحدتان
• چه چیزی خراب است، کجاست و از کی شروع شده
• چه اثری بر شما دارد، مثلاً اینکه آب گرم ندارید
• روزها و ساعت‌هایی که برای تعمیر می‌توان وارد واحد شد
• تاریخی که می‌خواهید تا آن روز جواب بگیرید
• یادداشتی که بگوید عکس‌ها پیوست شده‌اند

آرام بنویسید و فقط به واقعیت‌ها بپردازید. آن را امضا کنید و تاریخ بزنید.

این متن به انگلیسی است، چون برای شرکتی در آمریکا فرستاده می‌شود. جاهای داخل [کروشه] را پر کنید.

[Date]

To: [Landlord or property manager name]
Re: Repair request for [address, unit number]

Hello [name],

I am writing to request a repair at my unit, [address, unit number].

The problem: [describe it, for example "the bathroom sink leaks under the cabinet and the floor is wet"].
Where: [room or area]
First noticed: [date]
How it affects us: [for example "we cannot use the sink, and the cabinet floor is getting soft"]

I have attached photos taken on [date].

The unit can be accessed on [days and times]. Please contact me at [email] to schedule the repair.

Please reply by [date] to confirm when the repair will be made.

Thank you,
[Your name]
[Signature]

۴. طوری بفرستید که بتوانید ثابت کنید

از روشی استفاده کنید که در قرارداد اجاره آمده یا صاحبخانه خواسته است، مثل ایمیل یا سامانه‌ی آنلاین مستأجران. از چیزی که فرستاده‌اید یک نسخه یا اسکرین‌شات (عکس صفحه) همراه با تاریخ و هر شماره‌ی تأییدیه نگه دارید.

راهنمای رسمی مستأجران کالیفرنیا همچنین توصیه می‌کند بعد از اطلاع‌دادن با ایمیل یا پیامک، یک نامه‌ی پستی هم بفرستید. پیشنهادش پست سفارشی با رسید برگشتی (certified mail with return receipt) است. قانون این را الزامی نمی‌داند، اما مدرکی به شما می‌دهد که نامه رسیده است. می‌توانید نامه را حضوری هم تحویل دهید و یک رسید امضاشده و تاریخ‌دار بخواهید.

همه‌چیز را در یک پوشه کنار هم نگه دارید: درخواستتان، عکس‌ها، مدرک تحویل و همه‌ی پاسخ‌ها.

۵. مهلت معقولی بدهید، بعد پیگیری کنید

اینکه چه مدتی معقول است به نوع مشکل بستگی دارد. راهنمای رسمی مستأجران کالیفرنیا می‌گوید قانون معمولاً ۳۰ روز را معقول می‌داند. همچنین اضافه می‌کند که بسته به شرایط، مدت کوتاه‌تری هم ممکن است معقول باشد.

برای مثال، طبق این راهنما برای سیستم گرمایش (furnace) خراب در هوای خیلی سرد، یک تا دو روز ممکن است معقول باشد. مشکلات فوری پاسخ سریع‌تری می‌طلبند.

اگر تاریخی که برای پاسخ تعیین کرده بودید گذشت و جوابی نگرفتید، یک پیگیری کوتاه کتبی بفرستید. در آن با ذکر تاریخ، به درخواست اولتان اشاره کنید.

این متن به انگلیسی است، چون برای شرکتی در آمریکا فرستاده می‌شود. جاهای داخل [کروشه] را پر کنید.

Hello [name],

I am following up on my repair request dated [date] for [address, unit number]. The problem was: [one-line description].

As of today, [the repair has not been made / I have not received a reply]. [Add any change, for example "the leak has gotten worse."]

Please reply by [date] with the date the repair will be made. A copy of my first request is attached.

Thank you,
[Your name]

طبق راهنمای کالیفرنیا، صاحبخانه حق ندارد به خاطر درخواست تعمیر، علیه شما اقدام تلافی‌جویانه کند.

۶. اگر باز هم تعمیر انجام نشد، از مراجع رسمی کمک بگیرید

• اداره‌ی نظارت بر مقررات ساختمانی (code enforcement) یا اداره‌ی ساختمان شهرتان، یا اداره‌ی بهداشت کانتی محل سکونتتان. طبق راهنمای کالیفرنیا، شهر یا کانتی باید خانه‌ی شما را بازرسی کند و صاحبخانه را ملزم کند تخلفاتی را که پیدا می‌کند رفع کند. نسخه‌ای از درخواست‌ها و عکس‌هایتان را به آن‌ها بدهید.
• کمک حقوقی رایگان. دفاتر غیرانتفاعی کمک حقوقی (legal aid) به بسیاری از مستأجران کمک می‌کنند. نزدیک‌ترین دفتر را در LawHelpCA.org پیدا کنید.
• راهنمای خودیاری دادگاه‌های کالیفرنیا (California Courts Self-Help Guide). سایت selfhelp.courts.ca.gov راه‌های مراجعه به دادگاه را توضیح می‌دهد و مراکز رایگان خودیاری (self-help centers) را فهرست می‌کند.
• برنامه‌های محلی مستأجران. بعضی شهرها هیئت اجاره (rent board) یا برنامه‌ی ویژه‌ی مستأجران هم دارند که به شکایت‌های مسکن رسیدگی می‌کند.

۷. نکته‌ای درباره‌ی نپرداختن اجاره یا «تعمیر و کسر از اجاره» (repair and deduct)

قانون کالیفرنیا برای نپرداختن اجاره، یا پرداخت هزینه‌ی تعمیر و کم کردن آن از اجاره، قواعد مشخصی دارد. ایالت هشدار می‌دهد که نپرداختن اجاره ممکن است شما را در خطر تخلیه (eviction) قرار دهد.

پیش از اینکه به هر یک از این دو کار فکر کنید، راهنمای رسمی مستأجران کالیفرنیا را بخوانید و با یک دفتر کمک حقوقی رایگان صحبت کنید.

فقط اطلاعات عمومی است، نه مشاوره‌ی حقوقی. قوانین مستأجران در هر ایالت و شهر فرق دارد؛ راهنمای رسمی مستأجران ایالت یا شهر خودتان را بررسی کنید.