چطور با گوشی مدارک را اسکن کنید و بفرستید
اسکنر لازم نیست. گوشی‌تان در یک دقیقه از مدارک اسکن PDF تمیز می‌گیرد، و این مراحل حتی اگر کم با اپلیکیشن‌ها کار می‌کنید هم جواب می‌دهد.
۱. صفحه‌ها را آماده کنید
- هر صفحه را صاف روی یک میز تیره‌رنگ و در نور خوب بگذارید. نور روز کنار پنجره از همه بهتر است.
- پیش از اسکن، شماره‌های خصوصی را بپوشانید. یک برگه‌ی یادداشت چسب‌دار یا یک نوار کاغذ روی شماره‌ی حساب بگذارید تا فقط ۴ رقم آخر دیده شود. برای شماره‌ی تأمین اجتماعی (Social Security) هم همین کار را بکنید. این ساده‌ترین راه برای محرمانه نگه داشتن شماره‌هاست و برایش به هیچ اپلیکیشنی نیاز ندارید.
- از همه‌ی صفحه‌ها اسکن بگیرید، حتی صفحه‌هایی که خالی به نظر می‌رسند. اداره‌ها اغلب «همه‌ی صفحه‌ها» (all pages) را می‌خواهند.
۲-الف. iPhone: اسکن با اپلیکیشن «Notes»
- اپلیکیشن «Notes» (یادداشت‌ها) را باز کنید و یک یادداشت جدید شروع کنید.
- روی دکمه‌ی گیره‌ی کاغذ بزنید، بعد «Scan Documents» (اسکن مدارک) را بزنید.
- گوشی را بالای صفحه نگه دارید. وقتی صفحه در کادر دوربین قرار بگیرد، گوشی خودش عکس می‌گیرد. اگر نگرفت، دکمه‌ی گرد را بزنید.
- ادامه دهید: صفحه‌ی بعدی را بگذارید تا دوباره اسکن کند. یک اسکن می‌تواند صفحه‌های زیادی داشته باشد.
- وقتی همه‌ی صفحه‌ها اسکن شد، «Done» (تمام، علامت تیک) را بزنید.
اپلیکیشن «Files» (فایل‌ها) هم همین‌طور کار می‌کند: سه نقطه بالای صفحه را بزنید، بعد «Scan Documents» را بزنید و اسکن را ذخیره کنید.
۲-ب. Android: اسکن با اپلیکیشن Google Drive
- Google Drive را باز کنید و دکمه‌ی دوربین را در پایین سمت راست صفحه بزنید.
- از صفحه عکس بگیرید. برای افزودن صفحه‌ی بعدی، + را بزنید.
- «Done» را بزنید، یک اسم تایپ کنید، قالب فایل را روی PDF نگه دارید و «Save» (ذخیره) را بزنید.
نکته: پیش از زدن «Save»، روی «Location» (محل ذخیره) بزنید و پوشه‌ی خصوصی‌ای را که رضا با شما به اشتراک گذاشته انتخاب کنید. اسکن مستقیم به دست او می‌رسد.
۳. مدارک زیاد است؟ کمتر اسکن کنید
- صورت‌حساب‌های بانکی: در بیشتر اپلیکیشن‌ها و وب‌سایت‌های بانکی می‌توانید صورت‌حساب‌ها را به‌صورت PDF دانلود کنید، معمولاً در بخش «Statements» (صورت‌حساب‌ها) یا «Documents» (مدارک). این فایل‌ها از اسکن واضح‌ترند و بیشتر اداره‌ها آن‌ها را قبول می‌کنند.
- فیش‌های حقوقی، نامه‌های تأیید مزایا و فرم‌های مالیاتی: اول در وب‌سایت کارفرما یا اداره‌ی مربوط دنبال دکمه‌ی «Documents» یا «Download» (دانلود) بگردید.
- هر بار فقط یک نوع مدرک را اسکن کنید تا هر کدام یک فایل جداگانه شود.
- برای هر فایل یک اسم ساده بگذارید، مثلاً Bank statement September 2026 (یعنی صورت‌حساب بانکی ماه سپتامبر).
۴. مدارک را بفرستید
| تعداد | ساده‌ترین راه |
|---|---|
| چند صفحه | به ایمیل رضا پاسخ دهید و اسکن‌ها را پیوست کنید. روی اسکن، دکمه‌ی «Share» (اشتراک‌گذاری) را بزنید و اپلیکیشن ایمیلتان را انتخاب کنید. فقط صفحه‌هایی را بفرستید که شماره‌های خصوصی‌شان پوشانده شده است. |
| صفحه‌های زیاد، یا صورت‌حساب‌های دانلودشده | آن‌ها را در پوشه‌ی خصوصی‌ای که رضا با نشانی ایمیل شما به اشتراک می‌گذارد بارگذاری کنید. صورت‌حساب‌های دانلودشده شماره‌ی کامل حساب را نشان می‌دهند، پس آن‌ها را فقط در پوشه بگذارید و هرگز با ایمیل نفرستید. |
اگر ایمیل به خاطر حجم زیاد فرستاده نمی‌شود، صفحه‌ها را در دو یا سه ایمیل بفرستید، یا از پوشه استفاده کنید. در مرحله‌ای گیر کرده‌اید؟ به ایمیل رضا پاسخ دهید و بگویید کجا. او کتبی قدم به قدم راهنمایی‌تان می‌کند.
۵. پیش از ارسال، بررسی کنید
- همه‌ی صفحه‌ها هستند، هیچ‌کدام وارونه نیست و نوشته‌های ریز خوانا هستند.
- روی هر چیزی که با ایمیل می‌فرستید، فقط ۴ رقم آخر شماره‌های حساب و تأمین اجتماعی دیده شود.
- هرگز رمز عبور یا کد PIN نفرستید. رضا هیچ‌وقت به آن‌ها نیاز ندارد.
فایل‌هایی که می‌فرستید فقط برای کار شما استفاده می‌شوند و ۹۰ روز پس از پایان کار پاک می‌شوند.
فقط اطلاعات عمومی است. همیشه بررسی کنید اداره یا شرکتی که برایش می‌فرستید چه چیزی را می‌پذیرد.
راهنماهای دیگر
- قبض‌ها و بازپرداخت‌هااعتراض به پرداخت تکراری
برای یک چیز دو بار از شما پول گرفته‌اند؟ روشی قدم‌به‌قدم برای پس گرفتن مبلغ تکراری به‌صورت کتبی، همراه با پیامی که می‌توانید کپی کنید.
- قبض‌ها و بازپرداخت‌هالغو اشتراکی که سخت لغو می‌شود
برای اشتراکی پول می‌دهید که نمی‌توانید لغوش کنید؟ اول کجا را نگاه کنید، یک درخواست لغو کتبی که می‌توانید کپی کنید، و اگر باز هم پول کم شد چه کنید.
- کسب‌وکارهای کوچکچک‌لیست Google Business Profile
یک چک‌لیست ساده برای راه‌اندازی یا مرتب‌کردن Google Business Profile: شرایط لازم، نام، دسته‌بندی، ساعت کاری، عکس‌ها و نظرات.
- کسب‌وکارهای کوچکایمیل کاری با دامنه‌ی خودتان
آدرسی مثل you@yourbusiness.com بسازید که ایمیل‌هایش به صندوق ورودی برسد، نه پوشه‌ی هرزنامه؛ با توضیح قدم به قدم.
- کسب‌وکارهای کوچکرفع کندی وب‌سایت
چطور سرعت وب‌سایتتان را روی گوشی رایگان اندازه بگیرید، دلایل رایج کندی سایت، و اصلاحاتی که بیشترین تأثیر را دارند و بهتر است اول انجام شوند.
- قبض‌ها و بازپرداخت‌هابازپرداخت پرواز لغوشده
پروازتان لغو شده یا چند ساعت جابه‌جا شده است؟ اینکه قوانین آمریکا چه زمانی می‌گویند به جای کوپن (voucher) می‌توانید پولتان را پس بگیرید، به‌همراه یک درخواست کتبی که می‌توانید کپی کنید.
- قبض‌ها و بازپرداخت‌هاکاهش قبض اینترنت
قیمت تخفیفی تمام شده یا هزینه‌ای اشتباه به نظر می‌رسد؟ طرح (پلن) خود را با قبضتان مقایسه کنید، کتبی قیمت بهتری بخواهید و بدانید اگر مشکل حل نشد به کجا مراجعه کنید.
- قبض‌ها و بازپرداخت‌هابررسی قبض پزشکی
قبض پزشکی سنگینی با فقط یک مبلغ کل دارید؟ صورت‌حساب ریز (itemized bill) را کتبی بخواهید، آن را از نظر خطا بررسی کنید و با برنامه‌های تخفیف بیمارستانی در کالیفرنیا آشنا شوید.
- کارهای اداریحذف اطلاعات از سایت‌های جستجوی افراد
نشانی خانه و تلفنتان در سایت‌های جستجوی افراد آمده است؟ اول از ابزار رایگان DROP کالیفرنیا استفاده کنید، بعد با روشی امن از سایت‌هایی که هنوز اطلاعاتتان را نشان می‌دهند درخواست حذف کنید.
- کارهای اداریدرخواست تعمیر
چیزی در خانه‌ی اجاره‌ای‌تان خراب شده است؟ چطور آن را مستند کنید، کتبی از صاحبخانه بخواهید، مدرک نگه دارید و بدانید چه زمانی برای کمک با شهرداری محل زندگی‌تان تماس بگیرید.
- قبض‌ها و بازپرداخت‌هامرجوع کردن کالا یا استفاده از گارانتی
کالا خراب است یا آن‌طور که وعده داده شده بود نیست؟ سیاست مرجوعی و گارانتی را بررسی کنید، مدرک جمع کنید و با نمونه‌متن‌هایی که می‌توانید کپی کنید، یک درخواست کتبی روشن بفرستید.